Terms and conditions

1. Definitions In these General Terms & Conditions the following terms have the meanings referred to: Aw: Copyright Act [Auteurswet] 1912 Photographic Work: photographic works as referred to in Article 10, section 1, subsection 9 of the Aw, or other works covered by the Aw that can be equated with said photographic works. Photographer: the user as defined by Book 6, Article 231 of the Dutch Civil Code. Other Party: the other party as defined by Book 6, Article 231 of the Dutch Civil Code. Usage: copying and/or publication as defined by Article 1 in conjunction with Articles 12 and 13 of the Aw. 

2. Application These General Terms and Conditions apply to all legal relationships between a Photographer and Other Party, including offers, confirmations of assignments and oral or written agreements, even after the termination of an agreement, unless the parties have explicitly deviated from these Terms and Conditions in writing. 

3. Price 3.1 If the parties have not agreed a price, the Photographer will fix the price in a reasonable and fair way, bearing in mind the scope and extent of the desired usage of the work by the Other Party. 3.2 Necessary costs and/or additional work must be paid by the Other Party. 

4. Invoice and payment 4.1 Payment will be made within 14 days of the date of the invoice. 4.2 If the Photographer has not received the amount due within the period specified in 4.1, the Other Party will be in breach and therefore liable for interest at the statutory rate plus 2%. 4.3 If the Other Party is in breach of any of its obligations under the agreement, including any infringement of copyright, it will be liable for all judicial and extra-judicial costs incurred by the Photographer when acquiring payment. 4.4 All use of the Photographic Work, in any shape or form, is prohibited until the Other Party has paid any of the Photographer's invoices which might be outstanding. 

5. Complaints Complaints regarding the Photographic Work supplied must be reported to the Photographer in writing/by e-mail as soon as possible, within a maximum of ten working days of its delivery. The Photographer has the right to substitute the rejected work with good work within a reasonable period, unless this would cause disproportionate damage to the Other Party. 

6. Assignment 6.1 The clientwill notify the photographer of any specificwisheswhich are importantfor the execution ofthe assignmentin writing and in good time before the assignment commences. 6.2 The Photographer carries out the assignment according to his own technical and creative insight and is committed to meet the specific wishes of the client as referred to in the previous paragraph. 6.3 The assignmentis at all times to be regarded as a best-efforts obligation and not as an obligation to achieve a result. 6.4 Changes to the assignment by the Other Party for whatever reason, are for the account of the Other Party and will only be implemented by the Photographer after a separate offer for the additional costs has been signed as approved by the Other Party and returned to the Photographer. 6.5 In the event of cancellation of an assignment contract by the Other Party, at any point in time and for whatever reason, the Photographer will be entitled to the agreed payment. In the event of cancellation, a non-professional client will only owe a reasonably determined part of the payment, bearing in mind the work already performed. 

7. Delivery Files are to be submitted in the agreed format and file type. 

8. Illness/force majeure 8.1 The photographer is not liable for the non-fulfilment or late fulfilment of his/her obligations as a consequence of force majeure. 8.2 Force majeure not only means that which is referred to as such in law and jurisprudence, but all externally originating causes,whether foreseen or unforeseen, on which the photographer cannot exert any influence and as a result of which s/he is unable to fulfil his/her obligations, including illness and temporary and permanent incapacity for work 8.3 In the event of force majeure the photographer's obligations are to be assumed, in consultation with the client, by a fellow photographer whowill be designated by the photographer. 8.4 If, in the event of force majeure, the photographer has already partially fulfilled his/her obligations, or will only partially be able to fulfil his/her obligations, s/he will be entitled to invoice separately the already delivered portion of the services, including the expenses incurred, and the clientwill be obliged to pay this invoice. 

9. Copyright The copyright of the Photographic Works is owned by the Photographer. 

10. Licence 10.1 Permission to use a Photographic Work by the Other Party will be granted exclusively in writing/by e-mail in the form of a licence, of which the nature and scope is described by the Photographer in the offer and/or the confirmation of the assignment and/or the relevant invoice. 10.2 If the scope of the licence is not specified, it will never extend beyond the right to one single use, in original form and for a purpose, circulation and method as intended by the parties at the time they enter into the agreement, in accordance with the Photographer's interpretation. 10.3 Exclusive use must always be agreed explicitly in writing and is not covered by the right to use referred to in Article 10.2. 10.4 The Other Party is not permitted to transfer the right to use described in this article to third parties unless the Photographer has granted written permission in advance. 10.5 Unless otherwise agreed, the Other Party is not entitled to grant sub-licences to third parties. 

11. Infringement of copyright 11.1 Any unauthorized use of a Photographic Work is deemed to be an infringement of the Photographer’s copyright. 11.2 Any infringement entitles the Photographer to claim compensation of at least three times the licence fee usually charged by the Photographer for such type of use, without losing any right to claim compensation for other damage (including the right to compensation for all direct and indirect damage and all judicial and extra-judicial costs actually incurred). 

12. Reference to name and Personality Rights 12.1 The name of the Photographer must be clearly credited alongside the Photographic Work used, or included elsewhere in the publication with reference to the Photographic Work. 12.2 In the event of the copying or publication of a Photographic Work the Other Party will, at all times, observe the Photographer's personality rights in accordance with Article 25, section 1, subsection c and d of the Aw. 12.3 In the event of any infringement of the Photographer's personality rights ex Article 25 of the Copyright Act, including the right to be named, the Other Party will owe compensation of at least 100% of the licence fee usually charged by the Photographer for such type of use, without losing any right to claim compensation for other damage (including the right to compensation for all direct and indirect damage and all judicial and extra-judicial costs actually incurred). 

13. Liability and rights of third parties 13.1 The Photographer is authorised to enter into this Agreement and grant the aforementioned Licence. 13.2 The Photographer is not liable vis-à-vis the Other Party for claims by third parties and/or damage resulting from the use and publication of the Work, except in the event of gross negligence or intent on the part of the Photographer. 13.3 The Photographer's liability is, in any event, limited to the invoice amount or, if and insofar related to insured damage, to the amount of the sum actually paid out by the insurance. 13.4 If third parties give notice of, or submit, a claim vis-à-vis the Photographer and/or Other Party with regard to the Work, the Other Party and the Photographer will determine, on the basis of mutual consultation, whether they are going to submit a defence and how. 

14. Bankruptcy/moratorium The Photographer and the Other Party are each entitled to terminate the agreement with immediate effect if the Other Party becomes bankrupt or is granted a moratorium. In the event of the bankruptcy of the Other Party, the Photographer will have the right to terminate the licence. 

15. Choice of law and forum 15.1 All matters governed by these General Terms and Conditions are subject to Dutch law. 15.2 Any dispute concerning the wording and explanation of these General Terms and Conditions and a legal relationship between the Photographer and the Other Party will be brought before the court with relevant jurisdiction in the Netherlands. 

DuPho. | Dutch Professional Photographers 

Piet Heinkade 181-K 1019 HN AMSTERDAM 

© DuPho. February 2022 

The original Dutch version of these General Terms and Conditions has been filed with the Court of Amsterdam under reference number 12/2022

1. Definities In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder: Aw: Auteurswet 1912 Fotografisch werk: fotografische werken zoals bedoeld in artikel 10 lid 1 sub 9 Aw, dan wel andere werken in de zin van de Aw, welke met bedoelde fotografische werken op één lijn kunnen worden gesteld. Fotograaf: de gebruiker in de zin van art. 6:231 BW. Wederpartij: de wederpartij in de zin van art. 6:231 BW. Gebruik: verveelvoudiging en/of openbaarmaking in de zin van artikel 1 jo. 12 en 13 Aw. 

2. Toepassing Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle rechtsbetrekkingen tussen een Fotograaf en een Wederpartij, inclusief offertes, opdrachtbevestigingen en mondelinge of schriftelijke overeenkomsten, ook na het beëindigen van een overeenkomst, tenzij partijen schriftelijk en uitdrukkelijk van deze voorwaarden zijn afgeweken. 

3. Vergoeding 3.1 Indien partijen geen vergoeding zijn overeengekomen, bepaalt de Fotograaf eenzijdig en naar redelijkheid en billijkheid de vergoeding, waarbij rekening gehouden wordt met de omvang en de reikwijdte van het door de Wederpartij gewenste gebruik van het werk. 3.2 Noodzakelijke kosten en/of meerwerk dienen door de Wederpartij te worden vergoed. 

4. Factuur en betaling 4.1 Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum. 4.2 Indien de Fotograaf het verschuldigde bedrag niet binnen de in 4.1 bedoelde termijn heeft ontvangen, is de Wederpartij de wettelijke rente te vermeerderen met 2% verschuldigd over het factuurbedrag. 4.3 Indien de Wederpartij in verzuim is of op andere wijze tekortgeschoten in de nakoming van één of meer van zijn verplichtingen, een inbreuk op auteursrecht daaronder begrepen, dan komen alle kosten die de Fotograaf ter verkrijging van voldoening in en buiten rechte voor rekening van de Wederpartij. 4.4 Geen enkel gebruik van het Fotografisch werk op welke wijze dan ook is toegestaan, zolang de Wederpartij enige uitstaande factuur van de Fotograaf nog niet heeft voldaan. 

5. Klachten Klachten inzake het geleverde werk dienen zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval binnen tien werkdagen na levering van de Fotografische werken schriftelijk/per mail aan de Fotograaf te worden medegedeeld. De Fotograaf heeft het recht binnen redelijke termijn alsnog goed werk voor afgekeurd werk te leveren, tenzij dit tot onevenredige schade voor de Wederpartij zou leiden. 

6. Opdracht 6.1 De opdrachtgever maakt specifieke wensen die van belang zijn voor de uitvoering van de opdracht schriftelijk kenbaar bij de fotograaf en wel tijdig voor aanvang van de opdracht. 6.2 De Fotograaf voert de opdracht uit naar eigen technisch en creatief inzicht en spant zich daarbij in om tegemoet te komen aan specifieke wensen van de opdrachtgever als bedoeld in het vorige lid. 6.3 De opdracht is te allen tijde aan te merken als een inspanningsverbintenis, niet zijnde een resultaatsverbintenis. 6.4 Wijzigingen in de opdracht door de Wederpartij om welke reden dan ook, komen voor rekening van de Wederpartij en zullen door de Fotograaf slechts worden uitgevoerd na aparte offerte van meerkosten die door de Wederpartij voor akkoord is ondertekend en aan de Fotograaf is geretourneerd. 6.5 In geval van annulering van een opdrachtovereenkomst door de Wederpartij op welk moment dan ook en om welke reden dan ook, heeft de Fotograaf recht op de overeengekomen vergoeding. Ingeval van annulering is de niet-professionele opdrachtgever enkel verschuldigd een naar redelijkheid vast te stellen deel van de vergoeding waarbij rekening wordt gehouden met de reeds verrichte werkzaamheden. 

7. Levering Bestanden worden aangeleverd in het overeengekomen formaat en bestandstype. 

8. Ziekte/overmacht 8.1 De Fotograaf is niet aansprakelijk voor het niet of niet-tijdig nakomen van zijn verplichtingen als gevolg van overmacht. 8.2 Onder overmacht wordt verstaan, naast hetgeen daaromtrent in de wet en jurisprudentie wordt begrepen, alle van buiten komende oorzaken, voorzien of niet voorzien, waarop de Fotograaf geen invloed kan uitoefenen en waardoor hij niet in staat is zijn verplichtingen na te komen, daaronder begrepen ziekte en tijdelijke en blijvende arbeidsongeschiktheid. 8.3 Ingeval van overmacht kunnen de verplichtingen van de Fotograaf, in overleg met de opdrachtgever, worden overgenomen door een collega-Fotograaf. Deze wordt aangewezen door de Fotograaf. 8.4 Indien de Fotograaf bij het intreden van de overmacht al gedeeltelijk aan zijn verplichtingen heeft voldaan of slechts gedeeltelijk aan zijn verplichtingen zal kunnen voldoen, is hij gerechtigd het reeds geleverde deel van de diensten inclusief de gemaakte onkosten afzonderlijk te factureren en is de opdrachtgever gehouden deze factuur te voldoen. 

9. Auteursrecht Het auteursrecht op de Fotografische werken berust bij de fotograaf. 

10. Licentie 10.1 Toestemming voor gebruik van een Fotografisch werk door de Wederpartij wordt uitsluitend schriftelijk/per mail en voorafgaand verleend in de vorm van een licentie zoals die naar aard en omvang door de Fotograaf is omschreven in de offerte en/of de opdrachtbevestiging en/of de daarop toeziende factuur. 10.2 Indien omtrent de omvang van de licentie niets is bepaald, geldt dat deze nimmer meer omvat dan het recht tot éénmalig gebruik, in ongewijzigde vorm, ten behoeve van een doel, oplage en wijze zoals partijen bij het aangaan van de overeenkomst conform het begrip van de Fotograaf, hebben bedoeld. 10.3 Exclusieve exploitatie moet altijd expliciet schriftelijk overeen worden gekomen en valt niet onder het in artikel 10.2 genoemde exploitatierecht. 10.4 Het is de Wederpartij niet toegestaan het in dit artikel omschreven exploitatierecht over te dragen aan derden behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de Fotograaf. 10.5 Tenzij anders overeengekomen, is de Wederpartij niet bevoegd om sublicenties te verlenen aan derden. 

11. Inbreuk op auteursrecht 11.1 Elk gebruik van een Fotografisch werk dat niet is overeengekomen, wordt beschouwd als een inbreuk op het auteursrecht van de Fotograaf. 11.2 Bij inbreuk komt de Fotograaf een vergoeding toe ter hoogte van tenminste driemaal de door de Fotograaf gebruikelijk gehanteerde licentievergoeding voor een dergelijke vorm van gebruik, zonder enig recht te verliezen op vergoeding van overige geleden schade (waaronder begrepen het recht op vergoeding van alle directe en indirecte schade en alle daadwerkelijke gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten). 

12. Naamsvermelding en Persoonlijkheidsrechten 12.1 De naam van de Fotograaf dient duidelijk bij een gebruikt Fotografisch werk te worden vermeld, of met een verwijzing naar het Fotografisch werk in de publicatie te worden opgenomen. 12.2 De Wederpartij neemt bij de verveelvoudiging en openbaarmaking van een Fotografisch werk te allen tijde de persoonlijkheidsrechten van de fotograaf conform artikel 25 lid 1 sub c en d Aw in acht. 12.3 Voor iedere inbreuk op de aan de Fotograaf toekomende persoonlijkheidsrechten ex artikel 25 Auteurswet, waaronder het recht op naamsvermelding, is de Wederpartij een vergoeding verschuldigd van tenminste 100% van de door de Fotograaf gebruikelijk gehanteerde licentievergoeding, zonder enig recht te verliezen op vergoeding van overige geleden schade (waaronder het recht op vergoeding van alle directe en indirecte schade en alle daadwerkelijke gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten). 

13. Aansprakelijkheid en rechten van derden 13.1 De Fotograaf is bevoegd deze Overeenkomst aan te gaan en voornoemde Licentie te verlenen. 13.2 De Fotograaf is jegens de Wederpartij niet aansprakelijk voor aanspraken van derden en/of schade voortvloeiend uit de exploitatie en openbaarmaking van het Werk, tenzij er sprake is van grove schuld of opzet aan de zijde van de Fotograaf. 13.3 De aansprakelijkheid van Fotograaf is in elk geval beperkt tot de hoogte van het factuurbedrag, dan wel, indien en voor zover er sprake is van een verzekerde schade, tot de hoogte van de onder de verzekering feitelijk uitgekeerde somma. 13.4 Indien derden jegens de Fotograaf en/of Wederpartij een vordering aankondigen of aanhangig maken met betrekking tot het Werk, dan zullen de Wederpartij en de Fotograaf in onderling overleg vaststellen of zij daartegen verweer voeren en op welke wijze dat zal geschieden. 

14. Faillissement/surseance Zowel de Fotograaf als de Wederpartij hebben het recht de overeenkomst onmiddellijk te beëindigen in geval van faillissement of surseance van betaling van de andere partij. In geval van faillissement van de Wederpartij heeft de Fotograaf het recht de verstrekte licentie te beëindigen. 

15. Rechts- en forumkeuze 15.1 Alle gevallen waarin deze Algemene Voorwaarden van toepassing zijn, worden beheerst door Nederlands recht. 15.2 Ieder geschil met betrekking tot de tekst en uitleg van deze Algemene Voorwaarden en een rechtsbetrekking tussen de Fotograaf en de Wederpartij, zal worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland. 

DuPho. | Dutch Professional Photographers 

Piet Heinkade 181-K 1019 HC Amsterdam 

© DuPho. Februari 2022 

Deze Algemene Voorwaarden zijn depotnummer 12/2022